Facture électronique & Plateforme PDP by DUOTECH
La facture électronique, une obligation. Détenir une “Plateforme de Dématérialisation des Partenaires“, dans le cadre des nouvelles obligations liées à la facturation électronique entre entreprises en France deviendra obligatoire (notamment dans la réforme prévue par la Direction Générale des Finances Publiques – DGFiP).
À quoi sert une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) ? Une PDP est une plateforme agréée par l’État (DGFiP) pour gérer les factures électroniques entre entreprises. Elle joue un rôle central dans la réforme de la facturation électronique obligatoire en France.
Elle sert à :
- Émettre, recevoir et transmettre des factures électroniques entre entreprises (B2B).
- Vérifier et enrichir les données fiscales des factures.
- Transmettre les informations à l’administration fiscale, conformément aux exigences de la réforme.
- Interfacer avec le portail public de facturation (PPF) ou directement avec les autres PDP.
Et la GED (Gestion Électronique des Documents) dans tout ça ?
Une GED (Gestion Électronique des Documents) est complémentaire à la PDP, et à la réforme de la facture électronique. Elle organise, sécurise et facilite l’accès à l’ensemble des documents liés à la facturation, pas seulement les fichiers transmis à la DGFiP.
Voici comment une GED vous aide à gérer efficacement votre PDP :
- Centralisation des documents : tous les documents liés à vos factures (facture client, bons de commande, bons de livraison, justificatifs, avoirs, etc.) sont regroupés dans un seul espace numérique, même ceux qui ne passent pas par la PDP.
- Préparation et suivi : votre GED peut préparer automatiquement les documents (facture électronique) à envoyer via la PDP, suivre leur statut (envoyé, reçu, accepté, rejeté), et conserver des preuves.
- Archivage légal : la GED peut inclure une fonction d’archivage à valeur probante, conforme aux exigences fiscales, pour conserver les factures pendant 10 ans.
- Connexion entre outils : certaines GED sont capables de s’interfacer directement avec la PDP de votre choix (ou avec le PPF), pour automatiser l’échange de données.
- Recherche facile et audit : avec une GED, retrouver une facture ou tout document lié prend quelques secondes, ce qui facilite les contrôles, audits et litiges.
En résumé : la PDP sert à gérer l’échange officiel et fiscalement conforme des factures électroniques. La GED, elle, permet de gérer l’ensemble des documents associés, de les centraliser, les sécuriser, et de suivre tout le cycle documentaire, même au-delà des seules exigences fiscales.
Gagnez du temps avec une GED : une solution simple pour votre entreprise et la mise en place de la facture électronique
Vous passez encore du temps à chercher des documents, à imprimer, classer, ou envoyer des fichiers par courriel ? Il est temps de simplifier votre quotidien avec une GED (Gestion Électronique des Documents).
Qu’est-ce qu’une GED ? C’est un outil qui permet de numériser, organiser, stocker et retrouver tous vos documents en quelques clics. Fini les piles de papiers, les armoires pleines et les fichiers introuvables !
Les avantages concrets pour votre entreprise :
- Gain de temps considérable : En moyenne, une entreprise peut gagner jusqu’à 30 % de temps sur la gestion documentaire. Ce temps peut être réinvesti dans des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le développement commercial, l’innovation ou le service client.
- Accès rapide à l’information : Plus besoin de chercher pendant des heures un contrat, une facture ou un compte-rendu. Tout est classé, centralisé et disponible immédiatement.
- Moins de stress, plus d’efficacité : Avec une organisation claire, vos équipes travaillent plus sereinement et collaborent mieux.
- Sécurité et traçabilité : Vos documents sont sauvegardés et protégés. Vous savez qui a consulté ou modifié un fichier, à tout moment.
Avoir un interlocuteur dédié pour la gestion d’une GED (Gestion Électronique des Documents) n’est pas un luxe, mais un véritable atout stratégique.
Pourquoi avoir un interlocuteur dédié pour votre GED ? Mettre en place une GED, ce n’est pas seulement installer un logiciel. C’est transformer la manière dont votre entreprise gère l’information au quotidien. Et pour que cette transformation se passe bien, avoir un interlocuteur dédié fait toute la différence.
1. Un seul point de contact, pour plus de clarté : Avec un interlocuteur unique, vous savez toujours à qui vous adresser en cas de question, de doute ou de besoin d’évolution. Fini les allers-retours avec plusieurs services : la communication est directe, fluide et efficace.
2. Une meilleure compréhension de vos besoins : Votre interlocuteur dédié apprend à connaître votre entreprise, vos enjeux, vos équipes. Il comprend vos habitudes et vos contraintes. Résultat : des conseils vraiment adaptés, et une solution GED qui évolue avec vous.
3. Un suivi régulier et personnalisé : Il ne s’agit pas seulement d’installer la GED, mais de vous accompagner sur le long terme : Suivi d’utilisation, optimisation des processus, formation continue si besoin, et aide au changement en interne.
En résumé : avec une GED, vous gagnez du temps, vous gagnez en efficacité et vous libérez de l’énergie pour ce qui compte vraiment : vos clients, vos projets, votre croissance.
DUOTECH vous accompagne dans le déploiement d’une GED : un service clé en main
Mettre en place une GED peut sembler complexe pour certaines entreprises. C’est pourquoi notre rôle en tant qu’intégrateur est essentiel. Nous ne vendons pas juste un outil, mais nous vous proposons un accompagnement complet, du début à la fin :
1. Analyse des besoins, avec un diagnostic personnalisé :
- Quels types de documents sont utilisés ?
- Quelles sont les habitudes de travail ?
- Quels sont les problèmes actuels (perte de temps, manque de visibilité, sécurité, etc.) ?
Objectif : bien comprendre le fonctionnement de l’entreprise pour proposer une solution adaptée.
2. Conseil et choix de la solution GED : nous vous aidons à choisir la solution la plus adaptée à votre taille, à votre activité et à vos objectifs.
3. Paramétrage et personnalisation : nos consultants configurent votre GED pour répondre précisément à vos besoins : arborescence documentaire, droits d’accès, automatisation des workflows (validation, archivage, etc.), migration des documents, etc.
4. la formation l’atout DUOTECH : un des points clés de la réussite. Nous organisons des sessions de formation simples et pratiques pour que chaque collaborateur sache comment utiliser la GED au quotidien.
5. Suivi et support : après le déploiement, vous continuez à être accompagné via notre support assistance. : support technique
En résumé : Grâce à un accompagnement complet, vous rassurez le client, simplifiez le changement et maximisez l’efficacité de la GED dans son entreprise.
Contactez Laura METAYER pour plus d’informations.
